Personvernerklæring for RITEK AS

1. Innledning

RITEK AS respekterer ditt personvern og behandler personopplysninger på en trygg, lovlig og åpen måte. Denne personvernerklæringen beskriver hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, hvordan de brukes, hvem de kan deles med, hvor lenge de lagres, og hvilke rettigheter du har etter personvernforordningen (GDPR) og norsk personvernlovgivning. Erklæringen gjelder også behandling av kontaktopplysninger i forbindelse med avtaler, leveranser, kunde- og leverandørforhold, samarbeidspartnere og prosjektgjennomføring der RITEK AS er behandlingsansvarlig.

2. Behandlingsansvarlig

RITEK AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med selskapets virksomhet.

Kontaktinformasjon
RITEK AS
Rinnvegen 46
7609 Levanger
E-post: post@ritek.no
Telefon: +47 74 02 86 00

Henvendelser om personvern kan sendes til post@ritek.no.

3. Personopplysninger vi behandler

Vi kan behandle opplysninger om kunde- og leverandørkontakter, besøkende, jobbsøkere, nettsidebrukere, ansatte, konsulenter og innleid personell. Dette kan omfatte:

• navn, stilling, arbeidssted, telefonnummer og e-postadresse

• korrespondanse, kontrakts- og avtalereferanser og besøksinformasjon

• CV, søknader, vitnemål, sertifikater, kompetanse- og erfaringsopplysninger

• IP-adresse, informasjonskapsler, nettleser- og enhetsinformasjon

• opplysninger som er nødvendige for arbeidsforhold, tilgangsstyring, HMS, opplæring, sikkerhetsoppfølging og oppfyllelse av lovpålagte krav

4. Formål med behandlingen

Personopplysninger behandles for å:

• levere varer og tjenester og besvare henvendelser

• administrere kunde- og leverandørforhold og gjennomføre kontrakter

• oppfylle lovpålagte forpliktelser

• administrere adgang og besøk og ivareta personellsikkerhet

• beskytte virksomhetens verdier og informasjon

• rekruttere ansatte, administrere HMS- og kvalitetssystemer og forbedre våre tjenester og nettsider

5. Kontaktopplysninger under avtaler og rettslig grunnlag

Når RITEK AS inngår, administrerer eller følger opp avtaler med kunder, leverandører, samarbeidspartnere eller andre tredjeparter, kan vi behandle kontaktopplysninger om ansatte og representanter hos avtalepartene. Formålet er å gjennomføre og dokumentere avtaleforholdet, inkludert:

• administrativ oppfølging av avtalen og informasjonsutveksling

• leveranse av varer og tjenester, fakturering og dokumenthåndtering

• sikkerhetsoppfølging og øvrige nødvendige oppgaver knyttet til avtaleforholdet

Slike opplysninger kan omfatte navn, stilling, arbeidsgiver, profesjonell identifikator, e-postadresse, telefonnummer, postadresse, avtalereferanser og relevant korrespondanse. Dersom avtalen, kunden, prosjektet eller gjeldende regelverk krever det, kan vi også behandle supplerende opplysninger som nasjonalitet, fødselsdato, bostedsadresse, utdanning, kvalifikasjoner, sertifiseringer, autorisasjoner og roller i prosjektet. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b, c, f og eventuelt a der samtykke er nødvendig.

6. Besøksregistrering, adgangskontroll og kameraovervåking

For å ivareta sikkerheten ved våre lokasjoner benytter RITEK AS adgangs- og besøkskontroll. Ved besøk kan vi registrere navn, firma, kontaktperson, tidspunkt for ankomst og avreise, besøksområde og eventuelle besøkskort eller adgangsrettigheter. Formålet er å beskytte ansatte og besøkende, forebygge uautorisert adgang, oppfylle krav fra kunder og myndigheter og sikre sporbarhet ved sikkerhetshendelser. RITEK AS kan også benytte kameraovervåking der dette er nødvendig for å forebygge kriminalitet, sikre verdier, beskytte ansatte og besøkende og dokumentere sikkerhetshendelser. Kameraovervåkede områder vil være tydelig merket.

7. Personellsikkerhet, sikkerhetsklarering og RFV

RITEK AS arbeider innen sektorer som kan være underlagt særskilte sikkerhetskrav. I forbindelse med sikkerhetsklarering, autorisasjon, kundekrav og prosjekter underlagt sikkerhetsloven kan vi behandle nødvendige personopplysninger for å verifisere identitet, dokumentere kvalifikasjoner, oppfylle myndighetskrav og oppfylle kontraktskrav fra kunder. Ved behandling av besøksforespørsler og Request for Visit (RFV) kan RITEK AS registrere navn, fødselsdato, statsborgerskap, arbeidsgiver, stilling, sikkerhetsklareringsnivå, autorisasjonsinformasjon og besøksformål. Opplysningene brukes kun til å administrere besøket og oppfylle krav fastsatt av kunder, samarbeidspartnere eller myndigheter.

8. Leverandør- og kundekontroll

For å oppfylle kontraktsmessige, regulatoriske og sikkerhetsmessige krav kan RITEK AS gjennomføre nødvendige kontroller av kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Dette kan omfatte kontaktopplysninger, firmaopplysninger, rolle og ansvar, signaturberettigelse, kvalifikasjoner og sertifiseringer samt opplysninger som er nødvendige for eksportkontroll eller sikkerhetsvurderinger.

9. Informasjonskapsler

Nettsiden benytter informasjonskapsler for å sikre nødvendig funksjonalitet, analysere trafikk og forbedre brukeropplevelsen. Besøkende kan administrere informasjonskapsler i nettleserinnstillingene.

10. Deling av personopplysninger

Personopplysninger deles kun når dette er nødvendig for et legitimt formål, for å oppfylle avtaler, lovpålagte krav, sikkerhetskrav eller andre dokumenterte behov. Mottakere kan være:

• IT-leverandører og driftsleverandører

• regnskaps- og revisjonsselskaper

• offentlige myndigheter

• kunder, samarbeidspartnere, kontraktsparter og sluttkunder der dette er nødvendig

• underleverandører og tjenesteleverandører involvert i gjennomføring, sikkerhetsoppfølging eller administrasjon av en avtale

Eksterne leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, er omfattet av databehandleravtaler.

11. Lagring og sletting

Personopplysninger oppbevares kun så lenge det er nødvendig for formålet, så lenge loven krever, eller så lenge det er nødvendig for å dokumentere og følge opp et avtaleforhold. Kontaktopplysninger som behandles i forbindelse med kontrakter og avtaler, lagres normalt så lenge avtaleforholdet løper og deretter i den perioden som er nødvendig for dokumentasjon, oppfølging, reklamasjon, regnskap, lovpålagte krav, sikkerhetskrav eller andre berettigede formål. Der det er relevant, kan dette innebære lagring i inntil fem år etter avtalens opphør, med mindre lengre eller kortere lagringstid følger av lov, avtale eller særskilt behov. Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, slettes, anonymiseres eller arkiveres de i henhold til gjeldende regelverk.

12. Informasjonssikkerhet

RITEK AS arbeider systematisk med å beskytte personopplysninger gjennom organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhetstiltak. Tiltakene kan inkludere tilgangskontroll, logging, kryptering, sikker lagring, opplæring av ansatte og regelmessige risikovurderinger. Kun autorisert personell gis tilgang til personopplysninger når dette er nødvendig for å utføre arbeidet.

13. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• be om innsyn i egne personopplysninger

• kreve retting av uriktige opplysninger

• kreve sletting der regelverket gir grunnlag for det

• begrense behandlingen

• motta personopplysninger i et strukturert format

• protestere mot behandling basert på berettiget interesse

• trekke tilbake et eventuelt samtykke

Henvendelser sendes til post@ritek.no. Dersom behandlingen er basert på berettiget interesse, vil RITEK AS vurdere om det foreligger tungtveiende berettigede grunner til fortsatt behandling.

14. Overføring utenfor EU/EØS

Dersom personopplysninger overføres til land utenfor EU/EØS, vil dette kun skje når det foreligger et lovlig overføringsgrunnlag og nødvendige sikkerhetsmekanismer er etablert, for eksempel EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser, adekvansbeslutning eller andre egnede garantier etter GDPR. Ved bruk av internasjonale leverandører, teknologitjenester eller samarbeidspartnere vurderer RITEK AS behovet for ytterligere tiltak for å sikre at personopplysninger får et beskyttelsesnivå som er i samsvar med europeiske og norske personvernkrav.

15. Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med gjeldende regelverk, kan du kontakte Datatilsynet på www.datatilsynet.no. Vi oppfordrer deg til først å kontakte RITEK AS, slik at vi kan forsøke å løse saken.

16. Endringer i erklæringen

RITEK AS kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov. Gjeldende versjon vil til enhver tid være tilgjengelig på www.ritek.no.